Tipp des Monats:

Lange Listen filtern mit MS Excel

Haben Sie öfter lange Listen in MS Excel zu bearbeiten, tun sich aber schwer, die gewünschten Informationen darin zu finden? Dann sollten Sie diesen Tipp ausprobieren!
MS Excel besitzt ein Feature namens AutoFilter, der solche Aufgaben sehr vereinfacht. So wird er aktiviert:

  1. Klicken Sie auf eine beliebige Spaltenüberschrift Ihrer Tabelle
  2. Öffnen Sie das Menü Daten
  3. Wählen Sie darin den Eintrag Filter
  4. Wählen Sie anschließend den Eintrag AutoFilter
Nun sehen Sie in jeder Spaltenüberschrift ein kleines graues Kästchen. Zur Filterung Ihrer Tabelle gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Klicken Sie das graue Kästchen der Spalte an, in der der Filter durchgeführt werden soll. Es öffnet sich ein Dropdownfeld, das jeden Wert der Spalte in sortierter Reihenfolge auflistet.
  2. Klicken Sie darin den gewünschten Eintag an. Alle Datensätze (Zeilen), die Ihrer Auswahl nicht entsprechen, werden nun ausgeblendet. Übrig bleibt alles das, was Ihrer Auswahl enstpricht.
Sie können mehrere Spalten auf die beschriebene Art nacheinander filtern, so dass die verbleibende Auswahl immer kleiner wird. Die gefilterten Spalten erkennen Sie am blauen Dreieck in der Überschrift.
Soll die Tabelle wieder vollständig gezeigt werden, wird das blaue Dreieck angeklickt und der erste Listeneintrag alle ausgewählt. Bei Mehrfachfiltern muss dieser Vorgang für alle blauen Dreiecken wiederholt werden.

Summenbildung in gefilterten Tabellen

Haben Sie in einer ungefilterten Tabelle Spaltensummen gebildet, werden Sie erstaunt feststellen, dass sich diese Summen nicht an die Filterung der Tabelle anpassen: Die Summe ist immer die Gesamtsumme aller Datensätze, auch der ausgeblendeten. Um dies zu ändern, gehen so vor:

  1. Filtern Sie Ihre Tabelle, so dass wenigstens ein Datensatz ausgeblendet wird.
  2. Wählen Sie eine Zelle aus, in der die Summe einer gefilterten Tabellenspalte gebildet werden soll.
  3. Klicken Sie auf die Summenschaltfläche. Wenn nötig markieren Sie die zu summierenden Zellen der betreffenden Spalte. Mit der Schaltfläche OK wird der Vorgang abgeschlossen.
  4. Sie sehen nun die gewünschte Teilsumme als Ergebnis. Kopieren Sie nun diese Zelle in alle übrigen Zellen, die ebenfalls solche Teilsummen ausweisen sollen.
Der besondere Trick daran: Wenn eine gefilterte Tabellenspalte summiert wird, benutzt MS Excel dafür nicht die Summenfunktion, sondern die Funktion Teilergebnis. Diese ist in der Lage, die ausgeblendeten Daten aus der Berechnung auszuschließen.